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GED: por que devo implementar?

A sigla GED (Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos) já não é nova no mercado, especialmente para os que trabalham com grandes volumes de documentos. Mas como saber se devo implantar na minha empresa ou não?

Antes de mais nada, é preciso entender que não existe uma regra que determine isso. Sua empresa pode ser grande e não precisar – ou o contrário. Entretanto, a boa notícia é que algumas informações podem ajudar (e muito) na tomada de decisão.

O primeiro ponto a ser observado é a relação entre a quantidade de documentos e a quantidade de pesquisa nesses documentos. Quanto maior a relação, maior tende a ser a necessidade de GED. Observe a imagem abaixo:

GED

É importante ressaltar que a definição de “alta” e “baixa”, nesse contexto (quantidade de documentos e pesquisa), é relativa. Quinhentos documentos pode ser uma quantidade alta para uma empresa “x” e pequena para uma empresa “y”.

Os benefícios da implementação de um sistema de GED também devem pesar na decisão. Quanto tempo os funcionários levam, em média, para achar um documento? Quanto custa esse tempo? Qual o tamanho do impacto que a agilidade proporcionada pelo GED trará? Essas e outras perguntas podem ajudar a visualizar se a adoção do sistema é realmente importante.

Outra questão de extrema relevância é o risco de perda dos documentos. Qual o impacto para sua empresa caso, por alguma razão, um documento (ou vários) se perca(m)?
Em alguns casos, nada substitui o documento original, mas ter ao menos uma cópia pode evitar dores de cabeça ainda maiores.

Por último, mas não menos importante, vem a questão “espaço físico”. Se a legislação permite descartar os documentos (isso varia de acordo com o tipo de documento), quanto de espaço você conseguiria economizar? Mais importante ainda, quanto esse espaço poderia impactar na receita da empresa?

Ainda que em alguns casos seja necessário um estudo um pouco mais aprofundado, com essas informações nas mãos sua empresa deve ter uma noção da viabilidade e da real necessidade de implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos.


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