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Workflow e gerenciamento eletrônico de documentos

workflow

Automatizar alguns processos de trabalho já é parte da vida de muita empresa. O termo “workflow” (fluxo de trabalho) está bastante difundido, mesmo que, nem sempre, seja tão utilizado quanto poderia. Isso geralmente ocorre por duas razões: a primeira, é o desconhecimento do conceito e de como ele pode facilitar alguns processos. A segunda e mais comum, é a falta de (como saber configurar) uma ferramenta que possibilite criar workflows.

Quando falamos de workflow e gerenciamento eletrônico de documentos, não é diferente. É possível tornar alguns processos do GED mais simples e rápidos, especialmente se você estiver utilizando uma ferramenta adequada – a Westsoft utiliza o SharePoint com o W-file.

Veja, abaixo, algumas ações possíveis com workflow e gerenciamento eletrônico de documentos:

 

  • Workflow de aprovação

É possível definir que alguns processos, antes de serem finalizados, tenham que passar por um aprovador. Por exemplo: o workflow poderia notificar um aprovador toda vez que alguém quisesse criar um novo tipo de documento.

  • Workflow de alteração

Alterar um valor de algum campo baseado em uma condição também é possível. No caso de workflow e gerenciamento eletrônico de documentos, é possível, por exemplo, alterar o valor de um índice para “1″ toda vez que ele for deixado em branco.

  • Workflow de exclusão

Excluir itens automaticamente pode ser perigoso, mas em alguns casos, pode ser interessante. Por exemplo: toda vez que um lote for digitalizado sem nenhuma informação (páginas em branco), um workflow pode excluí-lo e notificar um responsável. Claro, nesse caso, seria necessário um software que tivesse uma inteligência para notar que a página está em branco.

 

Essas são apenas algumas das ações que são possíveis com workflow e gerenciamento eletrônico de documentos. Como a ideia consiste em automatizar ações baseadas em condições, as possibilidades são infinitas.
Ficou com alguma dúvida ou gostaria de saber mais? Deixe um comentário ou entre em contato.


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